Die Betriebskostenabrechnung ist für viele Vermieter die aufwendigste Pflicht des Jahres. Wer Fristen versäumt oder formale Fehler macht, verliert im schlimmsten Fall seinen Anspruch auf Nachzahlung. Wir zeigen, worauf es ankommt.
Die wichtigste Frist: 12 Monate
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember, muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter sein. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absendedatum. Nach Ablauf der Frist sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen – Guthaben des Mieters müssen dagegen trotzdem ausgezahlt werden.
Was darf umgelegt werden?
Umlagefähig sind nur Kosten, die in der Betriebskostenverordnung genannt und im Mietvertrag vereinbart sind. Dazu zählen unter anderem:
- Grundsteuer, Wasser und Abwasser
- Heizung und Warmwasser (nach Heizkostenverordnung)
- Müllabfuhr, Straßenreinigung und Hausreinigung
- Gartenpflege, Beleuchtung und Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherungen, Hauswart
Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten sowie Bankgebühren.
Pflichtangaben einer formell korrekten Abrechnung
- Abrechnungszeitraum
- Gesamtkosten je Kostenart
- Verteilerschlüssel mit Erläuterung
- Anteil des Mieters
- Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Die häufigsten Fehler
Typische Stolpersteine sind falsche Umlageschlüssel, nicht vereinbarte Kostenarten, fehlende Vorwegabzüge bei gemischt genutzten Objekten (z. B. Gewerbe im Erdgeschoss) und die nicht verbrauchsabhängige Abrechnung der Heizkosten. Mieter haben zudem das Recht, die Belege einzusehen.
Tipp
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