Die wichtigste Frist: 12 Monate

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember, muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter sein. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absendedatum. Nach Ablauf der Frist sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen – Guthaben des Mieters müssen dagegen trotzdem ausgezahlt werden.

Was darf umgelegt werden?

Umlagefähig sind nur Kosten, die in der Betriebskostenverordnung genannt und im Mietvertrag vereinbart sind. Dazu zählen unter anderem:

• Grundsteuer, Wasser und Abwasser
• Heizung und Warmwasser (nach Heizkostenverordnung)
• Müllabfuhr, Straßenreinigung und Hausreinigung
• Gartenpflege, Beleuchtung und Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherungen, Hauswart

Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten sowie Bankgebühren.

Pflichtangaben einer formell korrekten Abrechnung

• Abrechnungszeitraum
• Gesamtkosten je Kostenart
• Verteilerschlüssel mit Erläuterung
• Anteil des Mieters
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Die häufigsten Fehler

Typische Stolpersteine sind falsche Umlageschlüssel, nicht vereinbarte Kostenarten, fehlende Vorwegabzüge bei gemischt genutzten Objekten (z. B. Gewerbe im Erdgeschoss) und die nicht verbrauchsabhängige Abrechnung der Heizkosten. Mieter haben zudem das Recht, die Belege einzusehen.

Tipp

Mit einer professionellen Hausverwaltung werden Fristen und Formalien zuverlässig eingehalten. In allen DeinBlock-Paketen ist die Betriebs- und Heizkostenabrechnung bereits enthalten.

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1. Anpassung an die ortsübliche Vergleichsmiete

Der Vermieter kann die Zustimmung zur Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete verlangen, wenn die Miete seit 15 Monaten unverändert ist (§ 558 BGB). Das Verlangen muss in Textform gestellt und begründet werden – etwa mit dem Mietspiegel, drei Vergleichswohnungen oder einem Sachverständigengutachten.

2. Die Kappungsgrenze

Innerhalb von drei Jahren darf die Miete um höchstens 20 % steigen. In Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt gilt eine Kappungsgrenze von 15 %. Welche Gemeinden betroffen sind, legen die Landesregierungen per Verordnung fest.

3. Modernisierungs­mieterhöhung

Nach einer Modernisierung – etwa einer energetischen Sanierung – können jährlich 8 % der Modernisierungskosten auf die Miete umgelegt werden (§ 559 BGB). Dabei gilt eine Obergrenze von 3 € pro m² innerhalb von sechs Jahren (2 € bei Mieten unter 7 € pro m²). Die Modernisierung muss vorher angekündigt werden.

4. Staffel- und Indexmiete

Bei einer Staffelmiete sind die Erhöhungen bereits im Vertrag festgelegt, bei einer Indexmiete folgt die Miete dem Verbraucherpreisindex. In beiden Fällen sind zusätzliche Erhöhungen auf die Vergleichsmiete ausgeschlossen.

Fristen für den Mieter

Der Mieter hat bis zum Ende des zweiten Kalendermonats nach Zugang Zeit, der Erhöhung zuzustimmen. Die neue Miete gilt ab dem dritten Monat nach Zugang.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Gerne unterstützen wir Sie im Rahmen unserer Hausverwaltung.

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Das aussagekräftige Inserat

Gute Fotos, ein Grundriss, alle Kosten (Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution) und der Energieausweis gehören in jedes Inserat. Auf DeinBlock können Sie Ihr Objekt direkt selbst inserieren.

Die Mieter­selbst­auskunft

Erfragt werden dürfen Angaben, die für das Mietverhältnis relevant sind: Name, Kontaktdaten, Beruf und Arbeitgeber, Einkommen, Anzahl der einziehenden Personen und Haustiere. Fragen nach Religion, Familienplanung oder Parteizugehörigkeit sind unzulässig.

Bonität prüfen

• Einkommensnachweise der letzten drei Monate
• SCHUFA-Auskunft (mit Einwilligung des Mietinteressenten)
• Mietschuldenfreiheitsbescheinigung des Vorvermieters

Als Faustregel sollte die Warmmiete nicht mehr als ein Drittel des Nettoeinkommens betragen.

Besichtigung und Entscheidung

Führen Sie Einzel- oder Gruppenbesichtigungen mit festen Zeitfenstern durch und dokumentieren Sie Ihre Auswahlkriterien. Beachten Sie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG): Niemand darf wegen Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Identität benachteiligt werden.

Vertrag, Kaution, Übergabe

Die Kaution beträgt maximal drei Nettokaltmieten und darf in drei Raten gezahlt werden. Zur Übergabe gehört ein detailliertes Übergabeprotokoll mit Zählerständen und Fotos.

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1. Mietverwaltung oder WEG-Verwaltung?

Die Mietverwaltung (auch Sondereigentums- oder Zinshausverwaltung) betreut das Verhältnis zwischen Eigentümer und Mietern. Die WEG-Verwaltung verwaltet das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft nach dem Wohnungseigentumsgesetz. Klären Sie, welche Leistung Sie benötigen.

2. Klarer Leistungsumfang

• Kaufmännisch: Mietbuchhaltung, Mahnwesen, Betriebskostenabrechnung, Kontoführung
• Technisch: Begehungen, Wartungen, Schadensmanagement, Handwerkerkoordination
• Service: Erreichbarkeit für Mieter, Notfallnummern, Kommunikation

3. Transparente Kosten

Üblich ist eine monatliche Pauschale pro Einheit, teils mit Zuschlägen für Gewerbe oder Sonderleistungen. Achten Sie darauf, welche Leistungen enthalten sind und was extra berechnet wird. Mit unserem Kalkulator erhalten Sie sofort einen Richtwert.

4. Qualifikation und Absicherung

Wohnimmobilienverwalter benötigen eine Erlaubnis nach § 34c GewO, eine Berufshaftpflichtversicherung und müssen sich regelmäßig weiterbilden. Fragen Sie danach.

5. Vertrag und Übergabe

Prüfen Sie Laufzeit, Kündigungsfristen und die geregelte Übergabe aller Unterlagen. Ein guter Verwalter stellt Ihnen regelmäßige Reportings zur Verfügung.

Lernen Sie unsere Pakete Basis und All-In kennen.

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